Ebben Partners

Expertises en Dienstverlening

De diensten die EBBEN Partners verricht – uitmondend in een helder advies of rapport van bevindingen – zijn gebaseerd op vier expertises. Voor onze opdrachten zetten we een combinatie in van onze expertisegebieden: accountancy, advocatuur, integriteit en security.

Een expertise die niet is genoemd maar in onze wereld best mag worden vermeld is de vaardigheid om een helder rapport te schrijven. Een rapport dat ook goed kan worden gelezen door buitenstaanders, rechters en nabestaanden. En als ons om een professionele mening of een beoordeling wordt gevraagd, geven wij die gaarne. En dankzij onze partner in België/Luxemburg kunnen wij opdrachten uitvoeren waarvoor een diepe kennis van de Franse taal van belang kan zijn.

WERKWIJZE

Onze dienstverlening is gebaseerd op onze expertise maar ook op vertrouwen van en een ‘klik’ met de opdrachtgever. Graag willen de partners van EBBEN Partners in een – vrijblijvend – kennismakingsgesprek vaststellen of de expertises van EBBEN Partners efficiënt kunnen worden ingezet, wat de kosten daarvan zijn en of de 'klik' er is of kan komen.

EBBEN kan u ondersteunen op de volgende gebieden:
• Onderzoek;
• Governance Risk & Compliance;
• Geschiloplossing;
• Forensic Technology.

Hieronder geven wij nadere informatie over deze gebieden.

Onderzoek

Er zijn vele bijzondere onderzoeken denkbaar die zich moeilijk in een bepaalde categorie laten plaatsen. Door de expertises die binnen EBBEN Partners beschikbaar zijn, kan met ervaren onderzoekers een multidisciplinair team worden samengesteld. Onze professionals hebben meer dan 20 jaar ervaring zowel met grote landelijke onderzoeken.

Wij leveren maatwerk en hanteren daarbij state-of-the-art tools en applicaties:

  • Preventieve onderzoeken zoals investigative due diligence, internal audit, operational audit en compliance audit;
  • Reactieve onderzoeken, zoals feitenonderzoeken naar vermoedens van fraude, corruptie, kartelvorming en hacking.

Wij beschikken over de forensic technology en fraud analytics tools om maximaal gebruik te kunnen maken van beschikbare data, zowel intern als op het internet. Lees hier meer over EBBEN Forensic Technology.

Hieronder geven wij nadere informatie per deelonderwerp.

governance risk & compliance

‘Voorkomen is beter dan genezen’. Consultants van EBBEN Partners beoordelen de inrichting van uw organisatie en reiken u aanbevelingen aan om te zorgen dat u ‘in control’ bent.

Onze oplossingen liggen op het gebied van governance, risk en compliance met bijzondere aandacht voor integriteitbeleid en antifraudebeleid. Dit zowel op boardroomniveau (bestuur, toezicht, management, auditcomité) als op procesniveau (inkopen, verkopen, recrutering, beloning, rapportering) en in de verschillende lines of defence (risk, compliance, interne controle, audit).

Wij leveren maatwerk en hanteren daarbij state-of-the-art tools en applicaties:

  • Om deelproblemen in kaart te brengen: metingen, assessments, scoring, benchmarking;
  • Om problemen effectief en efficiënt op te lossen: meldpunt (ethics hotline), pro-actieve data monitoring en data analytics, overnameonderzoeken, pre-employment screening, etc.

Wij benadrukken dat wij onafhankelijk zijn van de licentiehouders/leveranciers van deze tools.

Hieronder geven wij nadere informatie per deelonderwerp.

Compliance Audits

Een onderzoek naar een mogelijke schending van de interne procedures, gedragscode of governance richtlijnen dient zorgvuldig te gebeuren: onafhankelijk, integer, deskundig en objectief. Dat betekent een goede opdrachtformulering, het interviewen van betrokkenen met gevoel voor de situatie en verhoudingen, het onderzoeken van documentatie en zo nodig het zorgvuldig toepassen van wederhoor.

Corruptie

Iemand in een machtspositie die gunsten verleent die niet in het belang van de organisatie zijn in ruil voor persoonlijke wederdiensten of een kickback. Steekpenningen worden nog steeds gevraagd en gegeven. Procedures worden soms niet nageleefd, tegen integriteitscodes en een ambtseed wordt gezondigd. De specialisten van EBBEN Partners onderzoeken het en rapporteren hierover.

Due Diligence

Een onderzoek ten behoeve van een voorgenomen fusie of overname is een belangrijk onderdeel om de waardering te onderbouwen en om risico’s te inventariseren. Met name de expertise van EBBEN Partners op het terrein van integriteit kan een toegevoegde waarde betekenen: gelden binnen de over te nemen organisatie dezelfde normen en waarden? Kunnen er integriteitslijken uit de kast rollen?

Feitenonderzoeken

Feitenonderzoeken kunnen zeer divers van aard zijn. Denk aan controle van specifieke transacties uit de jaarrekening, het onderzoeken van een zwartgeldcircuit, een onderzoek naar de integriteit van uw data of een onderzoek naar het naleven van contracten en wet- en regelgeving.

Fraude

Wanneer er een vermoeden van fraude is of fraude is geconstateerd, wilt u zo spoedig mogelijk de omvang in beeld hebben en de schade beperken. Verdachte personen dienen aansprakelijk te worden gesteld en het vertrouwen dient te worden hersteld. De bij EBBEN Partners werkzame personen stonden aan de wieg van de fraud auditing in België en Nederland. De advocaten hebben ruime ervaring met fraude-onderzoeken en denken mee over de beste strategie voor de te starten procedures. Zodra het onderzoek zich uitbreidt van enkel feiten naar tevens advisering valt het onderzoek veelal onder de bescherming van het verschoningsrecht van de bij uw zaak betrokken advocaat van EBBEN Legal. 

Internal Audits

EBBEN Partners kan voor de minder omvangrijke organisaties de internal audit functie – geheel of ten dele − extern invullen. Dit kan EBBEN doen door het reviewen van de (gewenste) auditorganisatie, het opzetten van audits, het organiseren van de audits, het daadwerkelijk uitvoeren van audits, het trainen van auditors en het ten behoeve van het management en/of toezichthouders evalueren van de uitkomsten van audits, het auditplan of het functioneren van auditors.

Operational Audits

Een audit die zich richt op de kwaliteit van de beheersing van alle aspecten van de bedrijfsvoering: operationele zaken. Dit gaat verder dan de aspecten betrouwbaarheid en rechtmatigheid. Vaak is er een relatie met de doelstellingen van een organisatie (strategie). Het auditteam zal veelal multidisciplinair zijn samengeteld. Dit multidisciplinaire karakter geeft een aanzienlijk bredere scope aan het onderzoek, met veelal interessante waarnemingen.

Als het team als tijdelijk projectteam wordt samengesteld uit personen van verschillende afdelingen en geledingen uit de organisatie, kan dit een leerzame exercitie zijn voor de deelnemers. Maar dat vraagt om aandacht voor planning en coördinatie: zorgen dat een ieder de rol invult die van hem of haar wordt verwacht. EBBEN Partners kan deel uitmaken van een bestaand operational auditteam, maar is ook in staat om deze onderzoeken zelfstandig op te zetten, voor te bereiden en uit te voeren, inclusief de rapportage aan het management.

Boardroom Advies

De inzet van een deskundige buitenstaander is een speels en laagdrempelig instrument om uw raad van bestuur/raad van toezicht feedback te geven op het functioneren ervan. Tijdens een reguliere vergadering schuift een van de partners van EBBEN Partners aan als gast aan tafel. Hij kan conceptueel denken en kan met een eigentijdse, frisse en kritische blik naar zaken kijken.

Hij heeft zich voorbereid door kennis te nemen van de agenda’s en notulen van de vergaderingen van de afgelopen jaren. Als gast neemt hij door middel van een ‘live-waarneming’ de dynamiek en techniek van de vergadering waar. Na afloop van de - verkorte - vergadering geeft hij commentaar. Hij geeft zijn visie op de agendering, op de interpretatie door de raad van het begrip ‘toezicht’, op de wijze van vergaderen, op de wijze van samenwerking tussen of met de bestuurder(s) en op de rol van de leden en de voorzitter. Een van onze partners wil op deze wijze graag zijn kennis en ervaringen inzetten in de wereld van vastgoed.

Versterken van Integriteit

In een organisatie waar medewerkers integer werken en integer samenwerken vinden geen integriteitincidenten plaats en werken de medewerkers met meer plezier dan in organisaties waar integriteit minder aandacht krijgt. Al was dat alleen al doordat men zich in zo’n organisatie veilig voelt en er niet wordt gepest. Minder personeelsverloop. Loyale werknemers.

Dit alles begint bij het beantwoorden van de vraag wat het begrip integriteit inhoudt voor een specifieke organisatie en of er over die inhoud eenduidig wordt gedacht binnen de raad van toezicht en raad van bestuur.

Gevolgd door een audit van de bestaande maatregelen die zijn gericht op integriteitbescherming en -verbetering.

En dan volgt een boeiend traject: het ontwikkelen van een integriteitsbeleidsplan. Nog boeiender is het om dat plan in concept te bespreken met de organisatie: met de top maar ook met de werkvloer.

Voor het geval u inmiddels nog niet voldoende gemotiveerd bent: ‘Gebrek aan integriteit bij de top van de organisatie is levensbedreigend voor een bedrijf. Afwezigheid kan dodelijk zijn, aanwezigheid zegenend.’ (Anthony Burgmans, CEO Unilever) 

Na implementatie van onze adviezen op dit terrein genieten onze opdrachtgevers meer van hun nachtrust.

In Control

Hoe weten bestuurders en interne toezichthouders dat de hen aangereikte informatie juist en volledig is, of de gedelegeerde taken en bevoegdheden volgens afspraak hebben plaatsgevonden en/of het door hen uitgestippelde of goedgekeurde beleid effectief is? Wordt over risicovolle reorganisatieprojecten en systeemontwikkelingtrajecten volledig gerapporteerd?

Capabele controllers, betrouwbare financiële verslaggeving en protocollair tot stand gekomen ‘in control statements’ geven vaak onvoldoende antwoord op dit soort vragen. Internal audit is in dit verband een uitstekend en beproefd instrument. Echter slechts de zeer omvangrijke organisaties hebben voldoende massa om deze onderzoeken zelf op te zetten, kwalitatief te bemensen en professioneel te organiseren, uit te voeren en te evalueren.

Governance

Governance gaat over het besturen van en het toezicht houden op organisaties. Hoe is de delegatie van bevoegdheden geregeld? Op welke wijze managen we integriteit? Wat is de visie op leiderschap, cultuur en waarden van de organisatie?

Typisch een terrein waar bestuurlijke ervaring, gecombineerd met juridische expertise en expertise op het terrein van integriteit tot een sterk advies kan leiden.

Risico Management

Elk onderneming heeft te maken met risico’s. Deze risico kunnen strategisch, operationeel of financieel zijn. De uitdaging bij projecten op gebied van risicomanagement is het bewaren van de link met de business. Risicomanagement mag nooit een doel op zich worden, maar moet altijd waarde toevoegen door het belang van de organisatie te dienen. EBBEN Partners zet een beproefde methodiek in waarmee deze verbinding met de organisatiedoelstellingen op praktische wijze wordt vormgegeven. Deze methodiek biedt de mogelijkheid om vanuit de strategische en operationele werkelijkheid een vertaling te maken naar afgeleide doelstellingen op het gebied van integriteit, security en de juridische beheersing.

Door deze aanpak verandert risicomanagement van een kostenpost in een investering die bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Centraal staat de business case, waarin rekening is gehouden met onder andere werkbaarheid, kosten-batenafwegingen, en prioriteiten die naadloos aansluiten met de eigen organisatie.

Geschiloplossing

Op vele manieren kan EBBEN Partners ondersteunen bij rechtspraak en geschiloplossing. U zoekt een advocaat, een mediator of juist een professional die bepaalde zaken voor u onderzoekt of onderbouwt.

Bij geschillen tussen partijen met een financieel effect bestaat veelal behoefte aan een onafhankelijke derde die de feiten helder weergeeft of die partijen helpt bij het ontrafelen van de geschilpunten. EBBEN Partners treedt in dit soort gevallen op als gerechtelijk deskundige of (bindend) adviseur. Een van de partners is gecertificeerd en RICS geaccrediteerd mediator. Hij bemiddelt tussen partijen bijvoorbeeld bij vastgoedgerelateerde zaken.

Daarnaast ondersteunt EBBEN curatoren bij het onderzoek naar de administratie van de in faillissement verkerende bedrijven. Daar waar haar werkzaamheden leiden tot rechtelijke procedures werkt EBBEN nauw samen met advocaten die ingeschakeld kunnen worden.

Hieronder geven wij nadere informatie per deelonderwerp.

EBBEN FORENSIC TECHNOLOGY

Van alle data die er wereldwijd bestaat, is 90% in de loop van de afgelopen twee jaar geproduceerd. Deze exponentiële groei zal zich naar verwachting voortzetten. In organisaties ligt een groot deel van de informatie met betrekking tot communicatie, facturering, projectbeheer, productie, commerciële activiteiten vast in het digitale domein. Een deel daarvan vindt plaats in een gestructureerde omgeving, zoals in het financiële systeem of ERP-systeem. Een belangrijk deel speelt zich echter ook af in applicaties die de gegevens op minder gestructureerde wijze opslaan, zoals (e-mail)correspondentie of documentatiesystemen. In de dagelijkse praktijk houdt deze overvloed aan gegevens een risico in voor veel organisaties. De grip op de processen kan verdwijnen en het is door de steeds grotere hoeveelheden  - dynamische - gegevens lastiger om in control te blijven op onder meer privacyaspecten, informatiebeveiliging en frauderisico’s.

Naast deze risico’s bieden deze ontwikkelingen echter ook de nodige kansen. Doordat handelingen van gebruikers van een geautomatiseerd systeem steeds meer digitale sporen achterlaten, bestaan er ook steeds meer mogelijkheden om de data binnen de onderneming ten positieve aan te wenden. EBBEN Forensic Technology biedt een aantal oplossingen die hierop zijn toegesneden.

Mediation

Mediation is een efficiënte vorm van geschiloplossing door en voor partijen die belang hechten aan een duurzame samenwerking. Onder begeleiding van een mediator gaan partijen op zoek naar een voor alle betrokken partijen acceptabele oplossing. Dit is vaak minder ingrijpend dan een stap naar de rechter en is doorgaans binnen een aantal weken tot hooguit enkele maanden afgerond. De mediator is hierbij - slechts - de procesbegeleider. Hij stelt zelf geen oplossingen voor vanuit de gedachte ‘client knows best’.

Deelname aan mediation is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Partijen moeten samen aan een oplossing willen werken. Iedereen die bij de mediation aanwezig is, moet vertrouwelijk omgaan met de inhoud van de onderhandelingen. De afspraken komen op papier te staan in een overeenkomst.

EBBEN Partners heeft verschillende specialisatiegebieden, zoals  de bouw- en vastgoedsector.

Optreden als Deskundige

Door haar onafhankelijke positie wordt EBBEN Partners veelvuldig gevraagd op te treden als deskundige bij rechtszaken. Hieronder is een aantal voorbeelden opgenomen van de onderzoeksvragen die aan de deskundigen van EBBEN Partners zijn voorgelegd:

  • Is voldaan aan de boekhoud- cq. publicatieplicht?
  • Waardering van activa bij boedelscheidingen;
  • Bedrijfseconomische analyse en onderzoek bij schadeclaims;
  • Onderzoek naar de juistheid en volledigheid van verschuldigde commissies;
  • Onderzoek naar het handelen en nalaten daarvan door management en bestuurders ten behoeve van aansprakelijkheidsprocedures;
  • Beoordeling van werkzaamheden die door de commissaris zijn uitgevoerd;

Als eindproduct kan in een rapport worden uiteengezet wat onze bevindingen zijn, maar het is ook mogelijk dat wij ‘slechts’ dienen als klankbord, en mondeling onze adviezen verstrekken.

Optreden als Arbiter

EBBEN Partners kan worden aangesteld als bindend adviseur bij geschillen. De bij het geschil betrokken partijen zijn hierbij gezamenlijk de opdrachtgever van EBBEN Partners. Het geschil wordt besproken waarna de te onderzoeken zaken worden vastgelegd. De partijen worden afzonderlijk gehoord. EBBEN Partners legt de bevindingen voor in een conceptrapport waar partijen op kunnen reageren. Op deze wijze wordt de zorgvuldigheid in acht genomen die bij dit soort onderzoeken buitengewoon belangrijk is.

Ondersteuning van Curatoren

Bij (gecompliceerde) financiële vraagstukken in faillissementsdossiers kan EBBEN Partners ondersteuning bieden aan curatoren. EBBEN Partners kan de curator steunen als ware hij de assistent van de curator. Gerichte vraag- en antwoordonderzoeken of een quickscan om te inventariseren of aanvullend onderzoek in bepaalde onderdelen zinvol is. Indien daarover afspraken zijn gemaakt rapporteert EBBEN Partners in de vorm van – vertrouwelijke – dossiernotities. EBBEN Partners kan accountancykennis en financiële onderzoekservaring inzetten voor curatoren.

Second Opinion en Contra-Expertise

Soms heeft u bij belangrijke beslissingen behoefte aan een second opinion of trekt u rapporten van een deskundige in twijfel. In dit soort gevallen kan EBBEN Partners u de gewenste zekerheid verschaffen. Met een combinatie van expertisegebieden is zij in staat uw vraagstuk te beoordelen en rapporten van andere deskundigen kritisch te analyseren en becommentariëren. Met name bij omvangrijke onderzoeken verdient een ervaren adviseur zijn honorarium als hij de onderzoeksaanpak van collega’s mag beoordelen.

EBBEN-Discovery ©

Voor het inzichtelijk maken en beheersbaar houden van onderzoek in de groeiende hoeveelheid, met name ongestructureerde data biedt EBBEN een e-discovery oplossing. Wij werken op dit gebied samen met technology partner Zylab, een gerenommeerde partij waarmee de voortdurende ontwikkeling en robuuste werking van de technologie is gegarandeerd. EBBEN voegt daar specifieke kennis op gebied van fraude, risk management, (data)governance en compliance aan toe, gecombineerd met een ruime ervaring met de implementatie en geïntegreerde toepassing van e-discovery technologie.

EBBEN Discovery © biedt de mogelijkheid om om efficiënte wijze een grote hoeveelheid data te doorzoeken, te filteren, patronen te herkennen en de resultaten op een inzichtelijke wijze te visualiseren. Daarmee kan deze technologie een belangrijke bijdrage leveren aan bijzondere onderzoeken, maar ook als data room bij een M&A traject, of bijvoorbeeld bij een audit op compliance aspecten. EBBEN gebruikt deze technologie bij de projecten voor opdrachtgevers, maar helpt ook bij de implementatie bij organisaties die zelf toegang willen tot deze technologie. Data kunnen efficiënt en veilig worden verwerkt en op een gecontroleerde wijze worden beheerd, van het begin van de cyclus (het identificeren en verzamelen) tot het einde  ervan (de vernietiging).

EBBEN FRAUD ANALYTICS

Een belangrijke toolset bij het inzichtelijk maken van met name gestructureerde gegevens – in bijvoorbeeld ERP-systemen of administratieve omgevingen - is die van data analyse. Bij de dienstverlening van EBBEN ligt de fiocus voor een belangrijk deel op wat wij noemen ‘fraud analytics’. Dit is een techniek die kan helpen met het traceren van frauduleuze transacties of andere onregelmatigheden. Het begint met het onderkennen van de (digitale) locaties in de organisatie waar zich relevante gegevens bevinden. De ervaring leert dat er in de vorm van bijvoorbeeld verkeersgegevens, logging, metadata,  systeem data en databases vaak veel meer relevante data voorhanden zijn dan die waaraan men in eerste instantie zou denken. De tweede stap is het onderkennen van de specifieke frauderisico’s voor de organisatie en het koppelen van patronen in de gegevensstroom die daaraan gerelateerd kunnen worden. Door middel van analytische technieken, data mining, het herkennen van anomalieën en visualisatie methoden, kan inzicht worden verkregen in onregelmatigheden, frauderisico’s, opvallende uitzonderingen en patronen die nadere aandacht verdienen.

Data analyse en fraud analytics komen niet in plaats van conventionele controls en onderzoeksmethoden, maar voegen daar wel een aantal belangrijke eigenschappen aan toe. Ten eerste wordt het mogelijk om de het ‘silodenken’ dat in veel organisaties nog bestaat, te doorbreken. Data van verschillende afdelingen of processen kunnen worden gecombineerd en kunnen daarmee nieuwe inzichten opleveren. Een tweede punt is de objectivering van de inspanningen. Als data analyse op een goede manier wordt ingezet, kan kan een efficiënte en afgewogen keuze worden gemaakt voor de gerichte inzet van menskracht. En last but not least, de ontwikkelingen op gebied van data analyse en fraud analytics gaan razendsnel. Op basis van ervaring kunnen systemen zelf leren en patronen onder de oppervlakte gaan herkennen die door conventionele detectiemethoden gemist worden. Kortom: Fraud analytics heeft de toekomst.

EBBEN DIGITAL FORENSICS

Voor het zoeken naar sporen en bewijzen in een geautomatiseerde omgeving is soms meer nodig dan analyse of discovery van de direct beschikbare data. Veel vragen die betrekking hebben op handelingen van een gebruiker op een computer kunnen met forensische technieken worden beantwoord. Men kan dan denken aan het herstellen en weer inzichtelijk maken van gewiste bestanden, het analyseren van een tijdlijn van gebeurtenissen op een systeem of bijvoorbeeld het koppelen van het uitlekken van gevoelige informatie aan een bepaalde gebruiker van het systeem.

EBBEN beschikt over de slagkracht om in omgevingen van iedere omvang en complexiteit data op een forensisch deugdelijke wijze veilig te stellen, inzichtelijk te maken en te analyseren. Wij hebben de kennis en ervaring om onze klanten te ondersteunen met het volgen van de juiste procedures en de bewijsvoering, die zodanig tot stand is gekomen dat deze zonodig de toets der kritiek in de rechtszaal kan doorstaan.

EBBEN OPEN SOURCE INTELLIGENCE

Met de groeiende hoeveelheid data op internet nemen ook de mogelijkheden toe om informatie te verzamelen voor verschillende doeleinden. Dat kan zijn voor het uitvoeren van een screening of due diligence onderzoek. Maar ook informatie die gebruikt wordt bij strategische analyses of toedrachtsonderzoeken.

Slechts een klein deel van de informatie is te achterhalen via Google of andere zoekmachines. Hiermee wordt een fractie van de informatie op internet doorzocht. Onder water bevindt zich een zee aan informatie in databases, en andere – niet direct toegankelijke – bronnen, waarmee het verschil gemaakt kan worden. EBBEN heeft de kennis en tools om deze zoekkracht in te zetten voor onze opdrachtgevers.